Identyfikacja zbiorów danych osobowych i medycznych w placówce

Podziel się

Od czegoś trzeba zacząć.. zgodnie z wpisem http://itwmedycynie.pl/2017/08/28/elektroniczna-dokumentacja-medyczna-podstawowe-zasady-przetwarzania-obowiazujace-wszystkich/ zakładam, że mamy już wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych w postaci jednego z pracowników lub zewnętrznego podmiotu, który będzie proces przetwarzania danych w naszej placówce nadzorował. Pora teraz na identyfikację wszystkich zbiorów danych, które powinny podlegać ochronie oraz przypisanie do tych zbiorów osób/podmiotów zewnętrznych, które te dane przetwarzają. Przy okazji taka operacja może się przydać nie tylko przez wzgląd na spełnienie wymagań przetwarzania danych, może także wpłynąć na zagadnienia takie jak:

  • chęć lepszego zrozumienia wszystkich działań i powiązań między nimi
  • chęć usprawniania komunikacji między pracownikami – wiadomo do kogo się zgłaszać w określonej sprawie
  • możliwość szybszego wykrywania obszarów nieefektywnych, np. tzw. „wąskich gardeł”
  • sprawniejsze wdrożenie nowych pracowników
  • poprawa efektywności funkcjonowania placówki i procesu obsługi pacjenta

Jak się za to zabrać?

  1. Określenie struktury organizacyjnej placówki

Najłatwiej będzie wyjść od struktury organizacyjnej naszej placówki. To powinno być łatwe – trzeba po prostu wyartykułować wszystkie „jednostki organizacyjne” – nawet w przypadku, gdy jedna osoba zajmuje się kilkoma rzeczami. Możemy także do tych jednostek przypisać od razu osoby/firmy zewnętrzne, które mają dane kompetencje – to będzie nam potrzebne do określenia osób przetwarzających konkretny zbiór danych. Trzeba też zwrócić uwagę na to, że pewne rzeczy zlecamy na zewnątrz – to również jest jakiś rodzaj komórki należącej do struktury organizacyjnej naszej jednostki – chociaż w tym przypadku zajmuje się tym firma zewnętrzna (chociażby firma księgowa). Szybki przykład takiego podziału to:

  • rejestracja
  • sekretariat
  • księgowość
  • kadry/płace
  • laboratorium
  • podstawowa opieka zdrowotna (lekarze)
  • rehabilitacja
  • usg
  • kardiologia.

2. Określenie procesów dla każdej z jednostek

Następnie dla powyższych „jednostek” trzeba zrobić audyt wszystkich procesów w placówce, żeby później wybrać te, które używają danych osobowych i wrażliwych. Zgodnie z zasadami modelowania procesów biznesowych najlepiej zrobić sobie na początku podział na:

  • procesy główne, które dotyczą kluczowych obszarów funkcjonowania (w naszym przypadku będzie to chociażby zapisanie pacjenta na wizytę, obsługa pacjenta podczas wizyty, wystawienie skierowania itp)
  • procesy wspierające, które zapewniają wsparcie do realizacji procesów głównych (np. marketing, finanse i księgowość).

Ten podział został odzwierciedlony w kolorach naszych jednostek organizacyjnych – główne zaznaczyłem na zielono, wspierające na niebiesko.

Czeka nas zatem przemyślenie co tak właściwie się robi w danym obszarze. Nie tylko informatycznie, ogólnie. Dane osobowe w wielu przypadkach są przecież (chciałoby się rzec – jeszcze) przetwarzane papierowo. To możemy uzyskać na podstawie swojej wiedzy i zweryfikować to z pracownikami, którzy wykonują dane czynności. W przypadku gdy np. sprawami księgowości , ZUSem itp. zajmuje się inna firma możemy ich po prostu o to zapytać – z pewnością chętnie udzielą tego typu informacji chwaląc się przy okazji jak dużo rzeczy robią i jak bardzo są nam potrzebni. Weźmy pierwszą z brzegu rejestrację. W mojej wymyślonej przychodni w rejestracji wykonuje się  następujące czynności:

  • umawianie telefoniczne wizyt pacjentów
  • weryfikacja i potwierdzanie wizyt pacjentów z e-rejestracji
  • rejestracja pacjentów którzy przyszli osobiście
  • zmiana terminów wizyt / odwoływanie wizyt
  • wprowadzanie harmonogramu pracy lekarzy
  • wystawianie zwolnień lekarskich (sprawa dyskusyjna czy rejestracja powinna takie rzeczy robić ale moje doświadczenie pokazuje, że czasem się to zdarza…)
  • wprowadzanie nowego pacjenta

3. Określenie zbiorów danych dla procesów

Teraz pora w końcu na zastanowienie się jakie dane są wykorzystywane w danym procesie. Najlepiej wypisać sobie wszystkie rodzaje danych, osobowe i medyczne łatwo wśród nich znajdziemy. I tak:

  • umawianie telefoniczne wizyt pacjentów
    • dane pacjenta rejestracja(imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania)
    • terminarz wizyt (dzień, miesiąc, rok, godzina wizyty, imię i nazwisko lekarza przyjmującego, imię i nazwisko, PESEL pacjenta)
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • weryfikacja i potwierdzanie wizyt pacjentów z e-rejestracji
    • dane pacjenta rejestracja (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania, e-mail)
    • terminarz wizyt (dzień, miesiąc, rok, godzina wizyty, imię i nazwisko lekarza przyjmującego, imię i nazwisko, PESEL pacjenta)
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • rejestracja pacjentów którzy przyszli osobiście:
    • dane pacjenta rejestracja (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania)
    • terminarz wizyt (dzień, miesiąc, rok, godzina wizyty, imię i nazwisko lekarza przyjmującego, imię i nazwisko, PESEL pacjenta)
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • zmiana terminów wizyt / odwoływanie wizyt
    • dane pacjenta (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania)
    • terminarz wizyt (dzień, miesiąc, rok, godzina wizyty, imię i nazwisko lekarza przyjmującego, imię i nazwisko, PESEL pacjenta)
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • wprowadzanie harmonogramu pracy lekarzy
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, numer telefonu, e-mail, adres, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • wystawianie zwolnień lekarskich (sprawa dyskusyjna czy rejestracja powinna takie rzeczy robić ale moje doświadczenie pokazuje, że czasem się to zdarza…)
    • dane pacjenta zwolnienie (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, rozpoznanie)
    • dane zakładu pracy pacjenta (NIP, nazwa, adres)
    • data obowiązywania dokumentu (data od-do)
  • wprowadzanie nowego pacjenta
    • kartoteka pacjenta (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania, dane o oddziale NFZ, dane miejsca pracy)
    • wyniki badań laboratoryjnych
    • wypisy ze szpitala
    • wyniki testów alergicznych (itp…)
  • wprowadzanie nowego lekarza
    • dane lekarza (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania, informacje o uczelni, historia zatrudnienia)

4. Ostatnim krokiem jest wyłuskanie z powyższego wszystkich zbiorów danych osobowych i medycznych (bo jak słusznie zauważyliście powtarzają się one w procesach – co jest naturalne) oraz przypisanie ich do nich danych, które już mamy (dział/jednostka organizacyjna, osoby przetwarzające) oraz dodanie miejsca w którym fizycznie dany zbiór się znajduje (np. serwerownia – host „BazaPOZ” czy „archiwum w recepcji”) oraz miejsc przetwarzania danych. Taki komplet zbieramy w tabelce i mamy temat ogarnięty. Tabelka natomiast posłuży nam jako wkład do Polityki Bezpieczeństwa. Zbiory do umieszczenia w tabelce zaznaczyłem powyżej kolorem czerwonym.

W jaki sposób zweryfikować czy dany zbiór to dane osobowe? Pojęcie danych osobowych zostało określone w art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z jego treścią przez dane osobowe rozumie się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników, określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Trzeba zwrócić uwagę jeszcze na jedną rzecz. Zbiory teoretycznie tych samych lub podobnych danych nie są zawsze danymi osobowymi. Weźmy na przykład harmonogram pracy lekarzy. Załóżmy, że w danym systemie widoczne jest tylko imię i nazwisko lekarza przy tej funkcjonalności – osoba, która zarządza tymi danymi nie ma z tego poziomu możliwości podejrzenia/przetwarzania innych danych lekarza. Zatem jeżeli inna osoba/jednostka zajmuje się dodawaniem nowego lekarza do systemu (np. kadry) a inna harmonogramami pracy lekarzy (np. rejestracja) to dane osobowe przetwarzają tylko kadry – zgodnie z definicją danych osobowych. W miarę praktyki stanie się to jeszcze prostsze.

Finalnie efekt naszej pracy wygląda tak (wypełniłem ją tylko dla 4 pierwszych zbiorów danych, dalej postępujemy analogicznie):

Lp Zbiór Danych Dział/ jednostka organizacyjna Osoby Lokalizacja bazy danych Miejsce przetwarzania danych
1. dane pacjenta rejestracja rejestracja Urszula Malinowska, Joanna Jaworska serwer „BazaPOZ” pomieszczenie recepcji
2. terminarz wizyt rejestracja Urszula Malinowska, Joanna Jaworska serwer „BazaPOZ”, serwer „OSOZ” pomieszczenie recepcji
3. dane pacjenta zwolnienie lekarze, rejestracja Urszula Malinowska, Joanna Jaworska, Piotr Skowroński, Albert Poniatowski, Michał Sumiński, Małgorzata Kwiatkowska serwer „BazaPOZ”, archiwum w recepcji (wersja papierowa) pomieszczenie recepcji, gabinety lekarzy
4 kartoteka pacjenta rejestracja Urszula Malinowska, Joanna Jaworska serwer „BazaPOZ”, archiwum w recepcji (wersja papierowa) pomieszczenie recepcji

 

Prawda, że proste? Wiem, że czasochłonne ale postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami z pewnością do ogarnięcia. Wystarczą dobre chęci, trochę czasu i cierpliwości 🙂

 

One thought on “Identyfikacja zbiorów danych osobowych i medycznych w placówce”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *