Czy wdrożenie RODO to zadanie IT?

Podziel się

Klienci podczas rozmów bardzo często poruszają tę kwestię, mało tego, często w mniejszych placówkach słyszę, że informatyk się zajmuje RODO. Sprawa nie jest jednak taka prosta i oczywista. Aspekty IT to dość otwarta kwestia w RODO, ponieważ akt nie nakazuje niczego szczególnego. System i dane powinny być odpowiednio zabezpieczone. Należy sobie jednak zdawać sprawę z tego, że warstwa systemów informatycznych to tylko część procesu wdrożenia RODO w organizacji a samo wdrożenie to proces interdyscyplinarny wymagający zaangażowania trzech głównych warstw kompetencyjnych – regulacyjnej, organizacyjno-procesowej i dopiero warstwy systemów i infrastruktury IT.  Warstwa informatyczna jest to istotny, jednakże nie jedyny czynnik, który trzeba przystosować do nowych regulacji. Istotna w tym wymiarze jest także współpraca specjalistów z tych dziedzin tak aby wszystko przebiegło pomyślnie i z korzyścią dla szpitala, przychodni czy innego podmiotu.

Poniżej krótko opisałem ramowe czynności, które są do zrobienia przy wdrażaniu RODO w organizacji z podziałem na wspominane wcześniej obszary.

1. Warstwa regulacyjna:

– analiza konieczności powołania inspektora ochrony danych osobowych

– analiza konieczności prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych

– ocena legalności przetwarzania danych (podstawy prawnej, celu, zakresu przetwarzania)

– weryfikacja umów powierzenia

– weryfikacja dotychczasowych dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych

2. Warstwa organizacyjno-procesowa

– identyfikacja zbiorów danych osobowych w organizacji

– identyfikacja procesów biznesowych przetwarzających dane osobowe

– weryfikacja osób i podmiotów zewnętrznych przetwarzających dane osobowe

– wskazanie kluczowych obszarów ryzyka, niezgodności oraz luk podczas przetwarzania danych w odniesieniu zarówno do procesów jak również dokumentacji biznesowej (polityk, procedur, umów) oraz klienckiej (np. klauzule zgód)

3. Warstwa systemów informatycznych

– obszar zarządzania danymi i procesami:

  • inwentaryzacja danych osobowych i ich jakości w zakresie całego środowiska informatycznego
  • identyfikacja narzędzi i przeprowadzenie działań inwentaryzacyjnych w procesach użytkowników końcowych

– obszar architektury systemów:

  • analiza funkcjonalności systemów informatycznych z uwzględnieniem wymogu anonimizacji i pseudonimizacji danych
  • „privacy by design”
  • analiza realizacji praw podmiotów danych – m.in. do usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania oraz aktualizacji w systemach informatycznych

– obszar bezpieczeństwa systemów:

  • środki zabezpieczające dane osobowe a istniejące standardy bezpieczeństwa
  • przeprowadzenie oceny wpływu planowanych operacji przetwarzania na prywatność
  • przygotowanie do zgłaszania naruszeń danych osobowych i przygotowanie rejestru czynności przetwarzania

Miłego wdrażania! 🙂

2 Shares:
3 comments
Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

You May Also Like

Polityka bezpieczeństwa – wykaz budynków, pomieszczeń

Podziel się

Dzisiaj krótka i łatwa kontynuacja budowania naszej polityki bezpieczeństwa. Mamy zidentyfikowane zbiory danych, przypisane osoby oraz pomieszczenia w których te osoby się znajdują. Teraz, żeby wszystko było w porządku spróbujmy wyłuskać pomieszczenia z poprzedniego przykładu. Czyli np.:

recepcja, gabinet 1, gabinet 2, gabinet 3, sekretariat, sala rehabilitacji 1 .

Zastanówmy się czy to z pewnością wszystkie miejsca? Ułatwi to poniższa tabelka do której dla porządku dopiszmy sobie jeszcze oprogramowanie w których są przetwarzane dane osobowe.

1. Wykaz pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe (wskazanie konkretnych nr pomieszczeń) recepcja, gabinet 1, gabinet 2, gabinet 3, sekretariat, sala rehabilitacji 1
2. Wykaz pomieszczeń, w których znajdują się komputery stanowiące element systemu informatycznego recepcja, gabinet 1, gabinet 2, gabinet 3, sekretariat, sala rehabilitacji 1, pomieszczenie informatyka
3. Wykaz pomieszczeń, gdzie przechowuje się wszelkie nośniki informacji zawierające dane osobowe recepcja, gabinet 1, gabinet 2, gabinet 3, sekretariat, sala rehabilitacji 1, serwerownia, archiwum, pomieszczenie informatyka
4. Wykaz pomieszczeń, w których składowane są uszkodzone komputerowe nośniki danych (taśmy, dyski, płyty CD, dyski przenośne, uszkodzone komputery) recepcja, gabinet 1, gabinet 2, gabinet 3, sekretariat, sala rehabilitacji 1, serwerownia, archiwum, pomieszczenie informatyka
5. Wykaz pomieszczeń archiwum pokój nr 6
6. Wykaz programów, w których przetwarzane są dane osobowe Symfonia, Płatnik, PSS

 

7. Wykaz podmiotów zewnętrznych, które mają dostęp do danych osobowych lub je przetwarzają na podstawie podpisanych umów (np. informatyk) – nazwa firmy, imię, nazwisko, adres, funkcja. Firma “Usługi IT” Michał Zieliński

ul. Długa 80, Warszawa

osoby: Michał Zieliński, Łukasz Madejski – informatycy


Usługi księgowe Bożena Słomiana

ul. Niska 100, Skierniewice

osoby: Bożena Słomiana

 

 

 

 

 

To bardziej szczegółowe zestawienie. Tutaj nie do końca interesują nas przetwarzane zbiory danych. Może być tak, że na przykład w danym pomieszczeniu nie są dane zbiory przetwarzane ale mimo wszystko jest tam dostęp (czy to fizyczny czy poprzez system IT) do danych osobowych i medycznych. Na komentarz zasługuje z pewnością punkt 3 w tabeli. Chodzi tutaj o np. szafy z dokumentacją papierową, szafy zawierające komputerowe nośniki informacji z kopiami zapasowymi danych, stacje komputerowe, serwery i inne urządzenia komputerowe. W pkt. 6 nie mamy pomieszczeń tylko oprogramowanie. To także ważne, żeby wiedzieć i mieć świadomość w jakich aplikacjach wrażliwe dane są przetwarzane – chociażby w kontekście zabezpieczeń tych systemów. Uzupełnieniem tego spojrzenia jest wykaz podmiotów zewnętrznych, które czy to w naszej placówce (np. informatyk) czy na zewnątrz (np. biuro księgowe) przetwarzają dane naszych pracowników czy pacjentów.

Ostatnio na jednej z konferencji spotkałem się z prawniczą opinią, że zgodnie z nowymi przepisami RODO posiadanie polityki bezpieczeństwa nie jest konieczne (a do tej pory trzeba było ją mieć jakby ktoś nie wiedział :)) Moim zdaniem nie zmienia to faktu, że jest to dokument niezbędny do uporządkowania miejsc i zasad przetwarzania danych a także ujednolicenia na poziomie firmy poziomów zabezpieczeń i odpowiednich procedur (np. szkolenia pracowników). Powiem inaczej – 100% rzeczy, które powinny znajdować się w Polityce Bezpieczeństwa RODO wymaga. Dlatego przedstawiona opinia mnie poruszyła bo jest to niepotrzebne “zamydlanie oczu” i kolejna komplikacja dla osób odpowiedzialnych za porządek w placówce.

Biorąc pod uwagę powyższe z uporem maniaka będę przedstawiał kolejne aspekty, które taki dokument powinien zawierać.

Konsultacje społeczne projektu przepisów wdrażających ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)

Podziel się

Oczywiście musimy trzymać się wytycznych ogólnych na poziomie europejskim jeżeli chodzi o nowe zasady przetwarzania danych osobowych ale różne uwarunkowania wewnętrzne wymuszają na nas dostosowanie przepisów szczególnych pod nasze – specyficzne i wyjątkowe warunki i potrzeby. To akurat dobrze, bo jak dobrze wiemy niektórych przepisów w ogóle nie mamy 🙂 W związku z tym Ministerstwo Cyfryzacji ogłosiło kolejny już etap konsultacji społecznych dotyczących projektu ustawy  “Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych oraz projektu ustawy o ochronie danych osobowych”.

Bardzo ważnymi obszarami w projektowanym dokumencie są rzeczy, których na naszym poziomie brak lub takie, które nie są jasno sprecyzowane. Często i wielu branżach – także w służbie zdrowia. Powoduje to ograniczenia możliwości w cyfryzacji systemów. Mam tutaj na myśli między innymi wymóg pisemności, który ma zostać zastąpiony tzw. wymogiem zgody wyraźnej. Dodatkowo projektowane przepisy po raz pierwszy określały będą również zasady przetwarzania danych biometrycznych czyli np. linii papilarnych, wizerunek twarzy, ton głosu czy tęczówka oka.

Konsultacje są otwarte zatem warto zabrać głos – ja z pewnością tak zrobię. Myślę, że jest to też dobra okazja na wyjaśnienie wątpliwości na około nowych przepisów. W razie potrzeby można pisać na adres konsultacyjny Konsultacje.odo@mc.gov.pl . Możliwe jest to do 13 października 2017. Gdyby ktoś miał jakieś pytania ja służę pomocą. Adres e-mail dostępny jest w zakładce O mnie.

Oficjalne info dostępne jest tutaj: https://mc.gov.pl/konsultacje/konsultacje-spoleczne-projektu-przepisow-wdrazajacych-ogolne-rozporzadzenie-o-ochronie

Najciekawsze wydarzenia – marzec 2018

Podziel się

Na początku mały wstęp o aktualnej sytuacji. Dużo się dzieje. Dużo ostatnio mówię i myślę o chmurze, o czym świadczą chociażby spotkania – m.in z Piotrem Marczukiem z Microsoft w ramach Młodych Menadżerów Medycyny, konferencja Centrum Promocji Informatyki i tam prelekcja o chmurze, do tego artykuły na temat wykorzystania chmury w IT Professional oraz dla Menadżera Zdrowia. Obydwa ukażą się w marcu, jeden z nich mam już wydrukowany u siebie!

Myślę, że te wszystkie działania i wydarzenia potwierdzają, że chmura jest dobrym kierunkiem rozwoju placówek związanych z ochroną zdrowia. Tym bardziej w kontekście RODO ale o tym więcej będzie już niebawem – w ramach kodeksu RODO dla branży medycznej. Właśnie a propos i miękko przechodząc do tematu wpisu –

14 marca, Uczelnia Łazarskiego, ul. Świeradowska 43, Warszawa – konferencja RODO w Zdrowiu

na której zaprezentowana zostanie cześć kodeksu oraz stan prac nad nim. Zapisy na http://www.rodowzdrowiu.pl/

Oprócz tego mamy między innymi:

27 marca 2017 r. Auditorium Maximum Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków – Międzynarodowe Forum Medycyny Personalizowanej

zapisy na: http://www.medycynapersonalizowana.pl/

8-10.03.2018, Katowice, II edycja Kongresu Wyzwań Zdrowotnych – Health Challenges Congress (HCC)

zapisy na: http://www.hccongress.pl/pl/

 

zapisy: https://www.termedia.pl/Konferencje?intro&e=724&p=4623

 

23.03.2018, Warszawa ,Kongres Innova Med Management

 

Jeszcze z tematów chmurowych jakby ktoś był zainteresowany. 15 marca Public Cloud User Group robi Meetup w Warszawie. Jest jeszcze kilka miejsc: https://www.meetup.com/pl-PL/publiccloudpl/events/247707928/ . Jednym z prelegentów będzie kolega z branży – Vladimir Alekseichenko – Architect w GE Healthcare. Ja będę 🙂

 

W agendach troszkę o telemedycynie pod katem prawnym i technologicznym i dużo o bezpieczeństwie i RODO. Warto zerknąć bo pojawić wszędzie to się z pewnością nie da 🙂

Chmura a potrzeby podmiotów medycznych

Podziel się

Poniżej zamieszczam treść do zajawki artykułu zamieszczonego na łamach IT Professional. Aktualnie z tego cyklu ukazały się 3 artykuły, czwarty jest w trakcie drukowania.

Informatyzacja placówek szeroko pojętej ochrony zdrowia trwa w najlepsze. Mnogość różnego rodzaju projektów, regulacji prawnych, a także zbliżające się wielkimi krokami nowe rozporządzenie o zasadach przetwarzania danych osobowych (rodo) wywołuje duże poruszenie w branży. Czy chmura odpowiada potrzebom podmiotów medycznych? Czy warto przyjrzeć się tego typu rozwiązaniom? Jak wygląda sytuacja u samych zainteresowanych?

Z  doniesień medialnych wszyscy wiemy, że nasz system ochrony zdrowia od lat zmaga się z wieloma problemami organizacyjno-finansowymi. Podobna sytuacja występuje w przypadku informatyzacji sektora. Informatyzacji rozumianej jako spójny zestaw usług na poziomie ogólnopolskim, bo nie ma co ukrywać, że prywatne podmioty oferujące usługi medyczne (zwłaszcza te duże) mają dużą świadomość informatyczną i radzą sobie znakomicie. I to radzą sobie zarówno z wykorzystaniem najnowocześniejszych technologii w celu ułatwienia życia pacjentom, jak i sprawnością systemów IT w zakresie obsługi procesów wewnątrz organizacji. Dzięki środkom unijnym także duża liczba szpitali podległych resortom czy też władzom na różnego rodzaju szczeblach samorządowych wdrożyła, bądź wdraża, nowoczesne rozwiązania. Na szczeblu ogólnopolskim sprawa jednak nie jest taka prosta. Od lat trwają prace nad Elektroniczną Platformą Gromadzenia, Analizy i Udostępniania zasobów cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych (tzw. system P1).

Na projekt ten wydano już ogromnie dużo pieniędzy, a z powodu wielu problemów został dla niego opracowany plan naprawczy. Przyjęto nowe założenia, które mówią o tym, co i kiedy ma zostać wdrożone i uruchomione.

Zgodnie z opublikowanym 9 maja 2017 r. komunikatem dotyczącym regulacji prawnych w zakresie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (tinyurl.com/mz-komunikat) „trwają prace legislacyjne dotyczące nowelizacji ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, których celem jest m.in. doprecyzowanie definicji elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) oraz obowiązku stosowania Polskiej Implementacji Krajowej (PIK) HL7 CDA (Clinical Document Architecture) oraz formatów EDM, które będą publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Zdrowia, a także zmiana terminów dotyczących obowiązku stosowania EDM”. Ustalono też następujące terminy obowiązywania poszczególnych usług:

  • e-recepta – obowiązek wystawiania recepty w postaci elektronicznej – od 1 stycznia 2020 r.;
  • e-skierowanie – obowiązek wystawiania skierowania w postaci elektronicznej – od 1 stycznia 2021 r.;
  • pozostała część EDM (tj. dokumenty wskazane w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 13 ustawy):

– obowiązek prowadzenia w postaci elektronicznej – od 1 stycznia 2019 r.;
– obowiązek wymiany za pośrednictwem Platformy P1 – od 1 stycznia 2021 r.
Na „pierwszy ogień” idą zatem głównie szpitale. Nie możemy jednak zapominać o tym, że od lipca 2018 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych uruchamia obowiązek wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich dla wszystkich lekarzy. Dodatkowo pojawiają się legislacyjne ułatwienia dla rozwiązań telemedycznych. Zgodnie z wizją opracowaną na potrzeby nowo powstającej Strategii Rozwoju e-Zdrowia dla Polski na lata 2018–2022 „(…) dzięki spójnemu rozwojowi e-zdrowia do 2022 roku system opieki zdrowotnej w Polsce stanie się bardziej skuteczny, efektywny ekonomicznie i dostępny dla obywatela (…)”.

Nie bez wpływu na potrzeby placówek ochrony zdrowia jest także mające zastosowanie dla każdej branży wchodzące w życie od maja 2018 roku unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (rodo), które reguluje zasady przetwarzania tego typu danych. Biorąc pod uwagę, że w środowiskach informatycznych ochrony zdrowia mamy dodatkowo dane medyczne, które są opatrzone klauzulą szczególnej wrażliwości, nie można przejść obojętnie obok potrzeb technicznych i możliwości, jakie dają nam rozwiązania informatyczne w tym kontekście.

Jak widać, wyzwań informatycznych jest bardzo dużo. Aby mieć pełny obraz sytuacji, należy jeszcze przyjrzeć się aktualnemu stanowi informatyzacji podmiotów ochrony zdrowia.

źródło: Artykuł pochodzi z czasopisma „IT Professional” nr 03/2018.

http://www.it-professional.pl/archiwum/art,7919,chmura-a-potrzeby-podmiotow-medycznych.html

Nowe wytyczne CSIOZ

Podziel się

Na stronie CSIOZ pojawił się nowy dokument: “Rekomendacje CSIOZ w zakresie bezpieczeństwa oraz rozwiązań technologicznych stosowanych podczas przetwarzania dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej”. Otrzymałem tym samym informacje, że “Wytyczne, zasady i rekomendacje dla usługodawców w zakresie budowy i stosowania systemu bezpiecznego przetwarzania elektronicznej dokumentacji medycznej”  (ostatnia aktualizacja marzec 2017) są nieaktualne. O tyle dobrze się składa, że miałem brać się za analizę i pod tym kątem ustawiać wpisy na blogu. Teraz będzie to miało miejsce dla najnowszego dokumentu, który jest już zrobiony z myślą o RODO, także można przewidywać, że będzie aktualny dłużej niż jego poprzednicy.

 

Dokument i załączniki znajdziecie na stronie: https://www.csioz.gov.pl/edm/

 

Identyfikacja zbiorów danych osobowych i medycznych w placówce

Podziel się

Od czegoś trzeba zacząć.. zgodnie z wpisem http://itwmedycynie.pl/2017/08/28/elektroniczna-dokumentacja-medyczna-podstawowe-zasady-przetwarzania-obowiazujace-wszystkich/ zakładam, że mamy już wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych w postaci jednego z pracowników lub zewnętrznego podmiotu, który będzie proces przetwarzania danych w naszej placówce nadzorował. Pora teraz na identyfikację wszystkich zbiorów danych, które powinny podlegać ochronie oraz przypisanie do tych zbiorów osób/podmiotów zewnętrznych, które te dane przetwarzają. Przy okazji taka operacja może się przydać nie tylko przez wzgląd na spełnienie wymagań przetwarzania danych, może także wpłynąć na zagadnienia takie jak:

  • chęć lepszego zrozumienia wszystkich działań i powiązań między nimi
  • chęć usprawniania komunikacji między pracownikami – wiadomo do kogo się zgłaszać w określonej sprawie
  • możliwość szybszego wykrywania obszarów nieefektywnych, np. tzw. „wąskich gardeł”
  • sprawniejsze wdrożenie nowych pracowników
  • poprawa efektywności funkcjonowania placówki i procesu obsługi pacjenta

Jak się za to zabrać?

  1. Określenie struktury organizacyjnej placówki

Najłatwiej będzie wyjść od struktury organizacyjnej naszej placówki. To powinno być łatwe – trzeba po prostu wyartykułować wszystkie “jednostki organizacyjne” – nawet w przypadku, gdy jedna osoba zajmuje się kilkoma rzeczami. Możemy także do tych jednostek przypisać od razu osoby/firmy zewnętrzne, które mają dane kompetencje – to będzie nam potrzebne do określenia osób przetwarzających konkretny zbiór danych. Trzeba też zwrócić uwagę na to, że pewne rzeczy zlecamy na zewnątrz – to również jest jakiś rodzaj komórki należącej do struktury organizacyjnej naszej jednostki – chociaż w tym przypadku zajmuje się tym firma zewnętrzna (chociażby firma księgowa). Szybki przykład takiego podziału to:

  • rejestracja
  • sekretariat
  • księgowość
  • kadry/płace
  • laboratorium
  • podstawowa opieka zdrowotna (lekarze)
  • rehabilitacja
  • usg
  • kardiologia.

2. Określenie procesów dla każdej z jednostek

Następnie dla powyższych “jednostek” trzeba zrobić audyt wszystkich procesów w placówce, żeby później wybrać te, które używają danych osobowych i wrażliwych. Zgodnie z zasadami modelowania procesów biznesowych najlepiej zrobić sobie na początku podział na:

  • procesy główne, które dotyczą kluczowych obszarów funkcjonowania (w naszym przypadku będzie to chociażby zapisanie pacjenta na wizytę, obsługa pacjenta podczas wizyty, wystawienie skierowania itp)
  • procesy wspierające, które zapewniają wsparcie do realizacji procesów głównych (np. marketing, finanse i księgowość).

Ten podział został odzwierciedlony w kolorach naszych jednostek organizacyjnych – główne zaznaczyłem na zielono, wspierające na niebiesko.

Czeka nas zatem przemyślenie co tak właściwie się robi w danym obszarze. Nie tylko informatycznie, ogólnie. Dane osobowe w wielu przypadkach są przecież (chciałoby się rzec – jeszcze) przetwarzane papierowo. To możemy uzyskać na podstawie swojej wiedzy i zweryfikować to z pracownikami, którzy wykonują dane czynności. W przypadku gdy np. sprawami księgowości , ZUSem itp. zajmuje się inna firma możemy ich po prostu o to zapytać – z pewnością chętnie udzielą tego typu informacji chwaląc się przy okazji jak dużo rzeczy robią i jak bardzo są nam potrzebni. Weźmy pierwszą z brzegu rejestrację. W mojej wymyślonej przychodni w rejestracji wykonuje się  następujące czynności:

  • umawianie telefoniczne wizyt pacjentów
  • weryfikacja i potwierdzanie wizyt pacjentów z e-rejestracji
  • rejestracja pacjentów którzy przyszli osobiście
  • zmiana terminów wizyt / odwoływanie wizyt
  • wprowadzanie harmonogramu pracy lekarzy
  • wystawianie zwolnień lekarskich (sprawa dyskusyjna czy rejestracja powinna takie rzeczy robić ale moje doświadczenie pokazuje, że czasem się to zdarza…)
  • wprowadzanie nowego pacjenta

3. Określenie zbiorów danych dla procesów

Teraz pora w końcu na zastanowienie się jakie dane są wykorzystywane w danym procesie. Najlepiej wypisać sobie wszystkie rodzaje danych, osobowe i medyczne łatwo wśród nich znajdziemy. I tak:

  • umawianie telefoniczne wizyt pacjentów
    • dane pacjenta rejestracja(imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania)
    • terminarz wizyt (dzień, miesiąc, rok, godzina wizyty, imię i nazwisko lekarza przyjmującego, imię i nazwisko, PESEL pacjenta)
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • weryfikacja i potwierdzanie wizyt pacjentów z e-rejestracji
    • dane pacjenta rejestracja (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania, e-mail)
    • terminarz wizyt (dzień, miesiąc, rok, godzina wizyty, imię i nazwisko lekarza przyjmującego, imię i nazwisko, PESEL pacjenta)
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • rejestracja pacjentów którzy przyszli osobiście:
    • dane pacjenta rejestracja (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania)
    • terminarz wizyt (dzień, miesiąc, rok, godzina wizyty, imię i nazwisko lekarza przyjmującego, imię i nazwisko, PESEL pacjenta)
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • zmiana terminów wizyt / odwoływanie wizyt
    • dane pacjenta (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania)
    • terminarz wizyt (dzień, miesiąc, rok, godzina wizyty, imię i nazwisko lekarza przyjmującego, imię i nazwisko, PESEL pacjenta)
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • wprowadzanie harmonogramu pracy lekarzy
    • harmonogram pracy lekarzy (imię, nazwisko, numer telefonu, e-mail, adres, tygodniowy harmonogram pracy – dzień, miesiąc, rok, godziny)
  • wystawianie zwolnień lekarskich (sprawa dyskusyjna czy rejestracja powinna takie rzeczy robić ale moje doświadczenie pokazuje, że czasem się to zdarza…)
    • dane pacjenta zwolnienie (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, rozpoznanie)
    • dane zakładu pracy pacjenta (NIP, nazwa, adres)
    • data obowiązywania dokumentu (data od-do)
  • wprowadzanie nowego pacjenta
    • kartoteka pacjenta (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania, dane o oddziale NFZ, dane miejsca pracy)
    • wyniki badań laboratoryjnych
    • wypisy ze szpitala
    • wyniki testów alergicznych (itp…)
  • wprowadzanie nowego lekarza
    • dane lekarza (imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres zamieszkania, informacje o uczelni, historia zatrudnienia)

4. Ostatnim krokiem jest wyłuskanie z powyższego wszystkich zbiorów danych osobowych i medycznych (bo jak słusznie zauważyliście powtarzają się one w procesach – co jest naturalne) oraz przypisanie ich do nich danych, które już mamy (dział/jednostka organizacyjna, osoby przetwarzające) oraz dodanie miejsca w którym fizycznie dany zbiór się znajduje (np. serwerownia – host “BazaPOZ” czy “archiwum w recepcji”) oraz miejsc przetwarzania danych. Taki komplet zbieramy w tabelce i mamy temat ogarnięty. Tabelka natomiast posłuży nam jako wkład do Polityki Bezpieczeństwa. Zbiory do umieszczenia w tabelce zaznaczyłem powyżej kolorem czerwonym.

W jaki sposób zweryfikować czy dany zbiór to dane osobowe? Pojęcie danych osobowych zostało określone w art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z jego treścią przez dane osobowe rozumie się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników, określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Trzeba zwrócić uwagę jeszcze na jedną rzecz. Zbiory teoretycznie tych samych lub podobnych danych nie są zawsze danymi osobowymi. Weźmy na przykład harmonogram pracy lekarzy. Załóżmy, że w danym systemie widoczne jest tylko imię i nazwisko lekarza przy tej funkcjonalności – osoba, która zarządza tymi danymi nie ma z tego poziomu możliwości podejrzenia/przetwarzania innych danych lekarza. Zatem jeżeli inna osoba/jednostka zajmuje się dodawaniem nowego lekarza do systemu (np. kadry) a inna harmonogramami pracy lekarzy (np. rejestracja) to dane osobowe przetwarzają tylko kadry – zgodnie z definicją danych osobowych. W miarę praktyki stanie się to jeszcze prostsze.

Finalnie efekt naszej pracy wygląda tak (wypełniłem ją tylko dla 4 pierwszych zbiorów danych, dalej postępujemy analogicznie):

Lp Zbiór Danych Dział/ jednostka organizacyjna Osoby Lokalizacja bazy danych Miejsce przetwarzania danych
1. dane pacjenta rejestracja rejestracja Urszula Malinowska, Joanna Jaworska serwer “BazaPOZ” pomieszczenie recepcji
2. terminarz wizyt rejestracja Urszula Malinowska, Joanna Jaworska serwer “BazaPOZ”, serwer “OSOZ” pomieszczenie recepcji
3. dane pacjenta zwolnienie lekarze, rejestracja Urszula Malinowska, Joanna Jaworska, Piotr Skowroński, Albert Poniatowski, Michał Sumiński, Małgorzata Kwiatkowska serwer “BazaPOZ”, archiwum w recepcji (wersja papierowa) pomieszczenie recepcji, gabinety lekarzy
4 kartoteka pacjenta rejestracja Urszula Malinowska, Joanna Jaworska serwer “BazaPOZ”, archiwum w recepcji (wersja papierowa) pomieszczenie recepcji

 

Prawda, że proste? Wiem, że czasochłonne ale postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami z pewnością do ogarnięcia. Wystarczą dobre chęci, trochę czasu i cierpliwości 🙂